Image di atas adalah contoh data dalam Microsoft Excel yang akan digunakan sebagai sumber data dalam mail merge Microsoft Word. Masing-masing cell sudah diformat sesuai dengan yang ditampilkan. Bagaimana agar format data tersebut juga tetap terjaga ketika diterima oleh dokumen Word?
Sebagian dari kita mungkin pernah mengalami, ketika data tersebut dijadikan sumber data dalam mail merge Word, format data dalam dokumen menjadi tidak seperti yang ditampilkan dalam Excel.
Agar format data Excel tetap terjaga sampai dengan ketika digunakan dalam Word, pertama kita atur Word dengan memilih Tools — Options… Pada tab General, beri centang pada Confirm conversion at Open .
Setelah itu lakukan langkah-langkah proses mail merge seperti biasa sampai pada tahap memilih file Excel yang akan dijadikan sumber data. Setelah memilih file Excel yang dimaksudkan, akan muncul kotak konfirmasi sumber data, dan pilihlah MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) dan klik OK
Selanjutnya pilihlah nama range yang sudah didefinisikan pada Excel atau memilih Entire Spreadsheet.
Kita dapat melihat pada kotak Mail Merge Recipients yang muncul, data-data terformat seperti pada Excel.
Begitupun setelah merge field sudah disisipkan pada dokumen, datanya terformat seperti pada Excel.
Dengan mengubah format data pada Excel, hasilnya data yang ditampilkan pada Word akan ikut berubah. Ini dapat digunakan sebagai sarana mengupdate format data yang diinginkan.
Hal lainnya, ketika kita membuka file dokumen Word tersebut, akan muncul kotak berisi pertanyaan seperti di bawah.
Agar dokumen mail merge dapat berfungsi, maka kita harus memilih Yes.
